1. Responsable del tratamiento
La identificación del responsable del tratamiento —nombre o razón social, documento de identificación, domicilio y correo de contacto— se encuentra en definición y se incorporará a este documento antes de su entrada en vigor.
Hasta entonces, esta página se publica como descripción del tratamiento que la plataforma efectivamente realiza, para que quien la use sepa qué datos suyos se guardan y para qué. Los canales de atención al titular se habilitan junto con la identificación del responsable.
2. Datos personales que se recolectan
El acceso a FinancialXenter es por invitación: no existe auto-registro. Una cuenta la crea alguien del equipo e invita a la persona, que solo elige su contraseña. De ahí salen los datos que se tratan:
| Dato | Origen |
|---|---|
| Nombre | Lo registra quien invita |
| Correo electrónico | Lo registra quien invita; es el identificador de la cuenta |
| Contraseña | La elige el titular. Se almacena como hash, nunca en texto claro |
| Roles y permisos asignados | Los asigna el administrador |
| Estado de la cuenta | Activa o inactiva, intentos fallidos de ingreso y bloqueo temporal |
| Dirección IP | De las peticiones, para la bitácora de acceso y el control de intentos |
| Registro de actividad | Qué acción, sobre qué entidad, cuándo y desde qué dirección |
Si usted dejó una solicitud de acceso desde la portada
El formulario público recoge nombre, correo, organización y, si quiere escribirla, una nota sobre para qué quiere la plataforma. Se guarda también la dirección IP desde la que se envió, como defensa frente a envíos automatizados.
Una solicitud no crea una cuenta ni concede acceso a nada. Queda a la espera de que alguien del equipo la revise y decida si envía una invitación.
Registro del consentimiento. Al enviar el formulario se guarda la versión de esta política que usted tenía delante y la fecha y hora en que la autorizó. Esa es la prueba de la autorización a la que se refiere el artículo 8 de la Ley 1581, y existe para poder mostrársela si la pide.
No se guarda una simple marca de «aceptó»: sin la versión no se podría reconstruir qué fue lo que aceptó.
Si vuelve a enviar el formulario, se actualiza el registro con la autorización más reciente, porque cada envío es un acto nuevo.
Qué guarda el registro de actividad, y qué no
La bitácora guarda el alcance de lo que cada persona hizo, no su contenido. Cuando alguien descarga información, se registra el año consultado, el sector, cuántos indicadores y cuántas filas salieron — pero no se guardan los NIT ni las razones sociales de lo descargado.
La razón es deliberada: la bitácora es inalterable (ver §8), y una tabla que nadie puede corregir ni borrar es el peor lugar posible para duplicar datos que ya viven en otra parte.
3. Datos que NO se recolectan
- Datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581: ninguno.
- Datos de menores de edad: ninguno. La plataforma es una herramienta profesional y el acceso es por invitación.
- Medios de pago: la plataforma no procesa pagos ni almacena datos de tarjetas o cuentas.
- Autenticación de terceros: no se usa inicio de sesión con Google ni con ningún otro proveedor externo, de modo que ningún tercero recibe un aviso de que usted ingresó.
- Rastreo publicitario: no hay cookies de terceros, píxeles de seguimiento ni analítica de terceros.
4. La información empresarial no es lo mismo que un dato personal
Conviene separar dos cosas que la plataforma trata de manera distinta:
- Los datos de esta política son los de las personas que usan FinancialXenter.
- La información financiera que la plataforma analiza corresponde a sociedades —personas jurídicas— y proviene de una fuente pública, la Superintendencia de Sociedades. El régimen de la Ley 1581 protege a las personas naturales, no a las sociedades.
Con todo, la circunstancia de que una información se encuentre disponible públicamente no implica por sí sola que pueda ser objeto de cualquier tratamiento, reutilización o explotación, con independencia de su naturaleza, finalidad, fuente y régimen jurídico aplicable.
Entre las sociedades reportantes pueden figurar personas naturales comerciantes, cuya razón social es su propio nombre. El tratamiento aplicable a esos casos está en revisión jurídica y se precisará en esta política.
5. Finalidades del tratamiento
- Crear, administrar y autenticar la cuenta del usuario.
- Controlar el acceso a las funcionalidades según los permisos asignados.
- Dejar trazabilidad de quién consultó y quién extrajo información, que es una obligación frente a la fuente de los datos y un control frente al uso indebido.
- Proteger la cuenta frente a intentos de acceso no autorizado, mediante el conteo de intentos fallidos y el bloqueo temporal.
- Enviar comunicaciones operativas: invitación, recuperación de contraseña y avisos de seguridad o de cambios en las condiciones.
- Atender obligaciones legales y requerimientos de autoridad competente.
No se envían comunicaciones comerciales con base en estos datos.
6. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no se respete la ley.
- Acceder de forma gratuita a sus datos que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Cómo ejercer los derechos
La solicitud debe indicar el nombre completo y el correo asociado a la cuenta, la descripción clara de la petición —consulta, actualización, supresión o revocatoria— y la dirección de notificación.
Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables en los términos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
El canal de atención al titular se habilita junto con la identificación del responsable (§1) y se publicará en esta sección.
8. Conservación y supresión
Los datos de la cuenta se conservan mientras la cuenta exista. Las sesiones caducan por sí solas: el token de acceso dura minutos y el de renovación, siete días.
Un límite que conviene declarar y no esconder. La bitácora de actividad de la plataforma es inalterable por diseño: la base de datos rechaza cualquier modificación o borrado de sus filas. Es lo que hace que el registro sirva como control.
La consecuencia es que, cuando una cuenta se da de baja, el registro de la actividad que esa cuenta realizó no se elimina: si desapareciera, la bitácora dejaría de cumplir su función justo en los casos en que más importa. Por eso la baja de una cuenta se practica retirando el acceso y marcándola como eliminada, y no borrando la fila que la bitácora referencia.
El alcance exacto del derecho de supresión frente a esa bitácora —qué se suprime, qué se conserva por obligación legal o interés legítimo, y por cuánto tiempo— está en revisión jurídica y se precisará en esta política. Se declara acá, y no después, porque es una tensión real entre dos obligaciones y no un detalle de implementación.
9. Encargados y transferencias
La plataforma se apoya en proveedores de infraestructura que, en esa medida, actúan como encargados del tratamiento:
| Proveedor | Para qué |
|---|---|
| Render | Alojamiento de la aplicación y de la base de datos |
| Cloudflare | Capa de borde: entrega del sitio y protección frente a abuso |
| Microsoft 365 | Envío del correo operativo (invitaciones, recuperación de contraseña) |
Estos proveedores pueden procesar datos fuera de Colombia, en jurisdicciones con niveles adecuados de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
10. Medidas de seguridad
Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, modificación o divulgación. Las que están efectivamente implementadas hoy son estas:
- Cifrado en tránsito (TLS 1.2 o superior) en todo el tráfico, incluida la conexión con la base de datos.
- Cifrado en reposo de la base de datos y de sus respaldos, provisto por el proveedor de infraestructura.
- Las contraseñas se almacenan con Argon2, nunca en texto claro. No son recuperables: ni siquiera quien administra la plataforma puede leerlas.
- Control de acceso por permisos, verificado en el servidor. Cada operación exige un permiso concreto, y la extracción masiva de información exige un permiso propio, distinto del de consulta. Lo que se oculta en pantalla también se rechaza en la API.
- Acceso solo por invitación: no existe auto-registro, de modo que ninguna cuenta se crea sin que una persona del equipo la autorice.
- Bloqueo temporal de la cuenta tras varios intentos fallidos, y límite de intentos por dirección de origen.
- Bitácora inalterable de accesos y de operaciones sensibles, que la base de datos impide modificar o borrar.
- Sesiones de vida corta, con renovación revocable.
Lo que todavía no hay
Se declara porque una política que enumera medidas que no existen no protege a nadie: solo traslada el riesgo al titular sin que él lo sepa.
- No hay segundo factor de autenticación, ni para los usuarios ni para las cuentas administrativas de la plataforma. El ingreso es con correo y contraseña.
- El control de acceso se aplica en la aplicación, no mediante reglas a nivel de fila dentro del motor de base de datos.
Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Si se detecta un incidente que afecte datos personales, se informará a los titulares y a la autoridad competente en los términos que exija la normativa.
11. Cambios y vigencia
Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales u operativos. Los cambios sustanciales se informarán a los usuarios registrados por correo electrónico.
La política rige desde su publicación y permanece vigente hasta que sea modificada o reemplazada. Cada versión se identifica con la fecha que aparece bajo el título.
Ver también la Declaración legal y exclusión de responsabilidad, que describe el alcance del análisis y las condiciones de uso de los resultados.